CommunicatieOrganisatieverandering

3 tips voor werken met zelfsturende teams

Het gaan werken met zelfsturende of zelfregulerende of zelfstandige teams is een verandering die niet altijd zonder slag of stoot wil lukken. De meeste zorgteams blijken het toch knap lastig te vinden om ineens de verantwoordelijkheid en de zelfstandigheid te kunnen of willen dragen. Hoe komt dat toch? Vanuit het management is het goed bedacht maar waarom blijkt het dan in de praktijk toch zo lastig uitvoerbaar te zijn?
Daarom hier 3 tips om de verandering tot een groot succes te maken:

  1. Zorg dat in de bovenstroom alles goed geregeld is voordat je van start gaat. Dat betekent dat je op collectief niveau duidelijk hebt hoe de nieuwe organisatiestructuur eruit ziet (organogram), welke werkprocessen er daardoor veranderen en die aanpassen en de output dus de gewenste verandering duidelijk beschreven staat en gecommuniceerd wordt. Op individueel niveau zijn dat de volgende zaken die geregeld moeten zijn: functie- en taakomschrijvingen waarin de bevoegdheden beschreven zijn. Wat ook belangrijk is dat je het gewenste gedrag beschrijft en ook wat de consequenties zijn als je je daar niet aanhoudt. Als je in de bovenstroom je huiswerk gedaan hebt en je krijgt de teams niet waar je ze hebben wilt, dan is er werk aan de winkel in de onderstroom. En de onderstroom is nou net het moeilijkste te vangen als een addertje onder het gras. Alles wat onzichtbaar is en vaak een emotionele lading heeft, komt hier bovendrijven. De onderstroom gaat namelijk op collectief niveau over de cultuur, de dynamiek en het commitment van de organisatie. En op individueel niveau gaat het over de beleving, verwachtingen, de criteria en motivatie van je medewerkers waarop het veel lastiger sturen is. Het is veel minder tastbaar en aan te pakken, maar o zo belangrijk om dit goed te regelen. Zorg bijvoorbeeld dat je in elk team iemand de eindverantwoording neemt voor een bepaald onderwerp, om oeverloze onderlinge discussies te voorkomen. Geef ieder teamlid een deelverantwoording van het geheel, zodat ze daar geen onenigheid over krijgen.
  2. Wees duidelijk over het WAAROM je zelfsturende teams wilt gaan vormen, anders bestaat wellicht de indruk bij de medewerkers dat ze het nu niet goed doen. Met alle gevolgen van dien, want dan zetten ze de hakken meteen al in het zand. Je Why is belangrijk en het basisingrediënt daarvoor bevat eigenlijk altijd óf een hoop urgentie/ noodzaak: het moet want we kunnen niet anders óf een verlangen/ambitie: het moet, want we willen niet anders. Dus denk daar goed over na: bezorg ik mijn medewerkers buikpijn of vlinders in de buik? Aan jou de keuze, maar maak die keuze. Wees duidelijk en probeer niet te nuanceren of het onder het mom van betere kwaliteit van de klant te doen, terwijl het simpelweg een bezuiniging is om te kunnen overleven. Medewerkers voelen dat aan en weten dat ze voor de gek gehouden worden. Wanneer je zaken duidelijk en oprecht uitspreekt, zul je merken dat je ze veel eerder mee zult krijgen.
  3. Geef altijd aandacht aan dat wat verloren gaat met een verandering. Als je benoemd wat verloren gaat door te gaan werken met zelfregulerende teams bv het niet meer terug kunnen terugvallen op je teamleider of manager, dan geef je aandacht aan de eventuele pijn die ze kunnen gaan voelen en waar ze last van kunnen krijgen. Zet je dat af tegenover wat ze erdoor terug krijgen bv. zelfstandigheid en eigen inbreng, dan krijg je ze veel sneller mee en kweek je commitment voor de verandering. En laat dat nou nét even handig zijn om die verandering nú echt van de grond te krijgen.

Als je hier van tevoren over nadenkt en rekening mee houdt in je communicatie naar je medewerkers toe, dan zul je met trots kunnen terug kijken op een geslaagde verandering. Want veel vaker dan gewenst zien we in de praktijk dat de verandering mislukt, terwijl alles in de bovenstroom tot in de puntjes geregeld was.

Misschien herken je een aantal van de genoemde tips als valkuil waar je niet aan gedacht hebt, dan hoop ik dat dit blog je helpt om de verandering alsnog vlot te trekken. En is er meer aan de hand in de onderstroom waar je zelf niet aan uit komt, roep dan gerust mijn hulp in. In een telefonische Quickscan bespreken we samen wat er aan de hand is en hoe we elkaar daarmee kunnen helpen. Deze vraag je aan door op contact je gegevens in te vullen of hieronder te klikken:

Afbeeldingsresultaat voor Ja ik wil

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *